Zwischen Null und Overload: Warum beide Extreme scheitern
Ich kenne mittelständische Unternehmen, die dokumentieren gar nichts und solche, die alles bis ins letzte Detail erfassen wollen.
Das Ergebnis ist in beiden Fällen ähnlich:
Am Ende macht trotzdem jede*r, was er oder sie für richtig hält.
Die einen haben keine Orientierung und die anderen ersticken im Regelwerk.
Und sobald sich etwas ändert (was es immer tut), ist bei den einen die Dokumentation veraltet, unbrauchbar oder schlicht nicht mehr auffindbar. Und die Anderen vergessen teile des Teams über eben diese neuen Änderungen zu informieren.
Die Folgen:
- Verwirrung statt Klarheit
- Abhängigkeit von Einzelpersonen
- Keine einheitliche Arbeitsweise
- Keine echte Grundlage für Verbesserung
Mein Zielbild: Kurz, klar … und vor allem genutzt
Ich halte nichts von dicken Handbüchern, die niemand liest.
Gute Dokumentation soll helfen, nicht aufhalten. Sie soll Orientierung geben, Entscheidungen erleichtern und den Arbeitsalltag entlasten.
Deshalb gilt für mich:
Lieber pragmatisch und genutzt, als perfekt und veraltet.
In den vergangenen Jahren, habe ich mir dazu eine 3-Minuten-Regel erarbeitet:
Drei Minuten reichen oft, um ein Verfahren so festzuhalten, dass Dein Team weiß, worauf es ankommt.
Mein Ansatz: Mit dem Team, nicht mit der Geschäftsführung hinter verschlossenen Türen
In der Praxis arbeite ich nach der 3-Minuten-Regel:
Ein Prozess muss so dokumentiert sein, dass er in drei Minuten nachvollziehbar ist, auch für neue Mitarbeitende.
Ich beginne analog:
A3-Papier, Stifte, echte Gespräche.
Ich spreche mit den Menschen, die den Prozess leben; nicht nur mit denen, die ihn genehmigen. Gemeinsam skizzieren wir, wie es läuft und wie es besser laufen kann.
Erst wenn ein tragfähiger Ablauf steht, wird er digitalisiert:
Ob in Word, Excel, Visio etc. oder einem einfachen Flowchart. Das hängt vom Budget, dem Team und dem tatsächlichen Bedarf ab.
Wichtig ist:
Die Beteiligten sind nicht Betroffene.
Neue Abläufe werden nicht „von oben“ aufgedrückt, sondern gemeinsam entwickelt.
Woran Du erkennst, ob es bei Euch Bedarf gibt
- Gibt es Prozesse, die mehrfach unterschiedlich ausgeführt werden?
- Werden Informationen mehrfach abgelegt oder gar nicht?
- Wird oft gefragt: „Wie machen wir das eigentlich genau?“
- Muss man einzelne Personen fragen, weil nichts dokumentiert ist?
- Gibt es zu viele Formulare, Seiten, Tools – aber keine Übersicht?
Wenn Du innerlich bei zwei oder mehr Punkten genickt hast:
Es lohnt sich, genauer hinzuschauen.
3 Handlungsempfehlungen für sofort
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Fang klein an: Dokumentiere einen einzigen Ablauf
z. B. Rechnungsprüfung oder Onboarding.
Beziehe Dein Team ein: Die besten Abläufe kommen selten aus dem Management, sondern von denen, die sie täglich leben.
Denke in Minuten, nicht in Seitenzahlen: Wenn’s länger als 3 Minuten zum Verstehen braucht, ist es zu kompliziert.
Klingt gut, aber Du hast weder Zeit noch Nerven, das alles allein umzusetzen?
Dann spar Dir die endlosen Word-Dokumente und lass uns gemeinsam eine Dokumentation schaffen, die funktioniert.
Kurz. Klar. Und genau passend für Dein Unternehmen.
